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1.      Einleitung zum Thema Wissensmanagement

Seit den 90er Jahren wird das Thema Informationsmanagement diskutiert. Inzwischen erkennen Unternehmen zunehmend die Wichtigkeit der Ressource Wissen, da diese dazu dient, die Effizienz im Unternehmen zu steigern und damit die eigenen Firmenwerte zu sichern. Laut einer Umfrage des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswissenschaft und Organisation unter 310 deutschen Unternehmen aller Größen, beurteilen rund die Hälfte aller Firmen den Anteil des Wissens an der Wertschöpfung mit mindestens 50 %.[1] Deshalb entwickelt sich Wissen zu einem bedeutenden Wettbewerbsfaktor der Zukunft und erfordert die Etablierung einer Wissenskultur.

Unter Informationsmanagement versteht man unterschiedliche Maßnahmen, um für Unternehmen Informationen kontextgerecht bereitstellen und dokumentieren zu können. Dabei ist Informationsmanagement in der Regel Aufgabe des Managements, welches dafür Sorge tragen muss, über die Bearbeitung von Informationen hinweg, Ziele und definierte Aufgaben stetig im Auge zu behalten.[2]

Die folgende Grafik soll gleich zu Beginn die Notwendigkeit des Wissensmanagement herausstellen: Mit einem exponentiell immer größer werdenden Datenbestand muss ein immer kleiner werdender Personalbestand Entscheidungen treffen können.

Abbildung 1: Gartner Group „Knowledge Gap“[3]

Gründe für das exponentiell ansteigende Datenwachstum sind die verkürzen Produktlebenszyklen, die geringeren Innovationszeiten („time to market“) sowie die Globalisierung der Märkte. Die Lücke zwischen den Kennlinien Datenwachstum und Personalbestand nennt man im Allgemeinen „knowledge gap“. Mit der Beseitigung dieser Wissenslücke beschäftigt sich das Wissensmanagement.

1.1  Informationsmanagement versus Wissensmanagement

Der Unterschied zwischen Informationsmanagement und Wissensmanagement ist nicht immer klar zu erkennen. Im Rahmen von Wissensmanagement werden die Erzeugung, die Speicherung, die Verteilung und die Anwendung von Wissen in Unternehmen gesteuert. Darüber hinaus beschäftigt sich Wissensmanagement damit, auf die so genannte Wissensbasis eines Unternehmens Einfluss nehmen zu können. Unter Wissensbasis werden Daten, Informationen, Wissen und Fähigkeiten verstanden, welche Unternehmen dazu nutzen, auftretende Problemstellungen im Unternehmen bzw. im geschäftlichen Umfeld ihres Unternehmens zu lösen. Dabei wird Wissen gleichrangig Kapital, Boden und Arbeit als Produktionsfaktor verstanden. Abgeleitet wird diese Sicht des Wissensmanagements vor allem aus der Theorie des Knowledge-based View of the Firm, welcher Information als Produktionsfaktor, mit dessen Hilfe Marktgestaltung und – Beeinflussung möglich wird, betrachtet.
Im Unterschied zum Informationsmanagement werden im Wissensmanagement außerdem Bereiche wie das individuelle und organisationale Lernen aus dem Gebiet der Organisationslehre mit einbezogen. Mitarbeiter sollen, beispielsweise mit Hilfe von individuellen Lernprozessen, die eigenen Qualifikationen weiter entwickeln, um diese anschließend nutzensteigernd im Unternehmen einzubringen.[4]

1.2  Vorgehensweise im Informationsmanagement

Zur Optimierung des Informationsmanagements müssen zunächst alle wichtigen und geeigneten Informationen und Informationsquellen ausgewählt werden. Dies hilft dabei, Unmengen von Informationen auf wesentliche Daten zu reduzieren. Dabei spielt die Qualität von Informationen ebenfalls eine wichtige Rolle, da die Glaubwürdigkeit und Verlässlichkeit von Informationen  durchaus ein entscheidender Faktor bei der Umsetzung des Informationsmanagements darstellt. Des Weiteren beinhaltet Informationsmanagement auch eine Arbeitstechnik, bei der konsequent Informationen aus der alltäglich anfallenden Arbeit gesichtet und bewertet werden müssen. Schließlich müssen Informationen so gesichert werden, dass sie jederzeit von allen Beteiligten wieder gefunden werden können.[5] Eine detaillierte Übersicht über die Aufgaben im Informationsmanagement gibt folgende Liste (aus der Wikipedia[6]):

• Erfassen des Informationsbedarfs: Alle zur optimalen Aufgabenerfüllung notwendigen Informationen müssen identifiziert werden und detailliert verfestigt werden. Notwendig ist hier die Präzisierung des Informationsinhaltes, die Darstellungsform, der Zeitpunkt des Bedarfs und des Kontextes.
• Planen des Informationsangebotes: Alle internen Informationsbestände und Informationsquellen müssen erfasst werden. Ebenso muss das externe Informationsangebot analysiert werden. Diese Schritte resultieren in die Definition eines Informationsquellenportfolios.
• Verfügbarmachen der benötigten Information: Der Zugriff auf interne Informationsquellen muss in technischer und rechtlicher Hinsicht sichergestellt werden, dies gilt auch für externe Informationsquellen. Information muss geeignet aufbereitet werden (physisch und logisch).
• Organisation der Informationsversorgung: Information muss den Organisationseinheiten zugeordnet werden und durch geeignete policies geregelt werden. Die Verantwortung für Pflege der Datenbestände muss festgeschrieben werden. Die Informationsnutzung muss mit geeigneten Mechanismen und Verfahren erfolgen.

Im Weiteren wird der Fokus auf den dritten Punkt gelegt

2.            Fokussierung auf ein Teilgebiet des Informationsmanagements: Bereitstellung von Information

2.1 Ist-Zustand  in deutschen Unternehmen: Excel- und Access-Datenbanken  dominieren

Eine Exakte Aussage darüber wie die Informationsbereitstellung in deutschen Unternehmen gehandhabt wird, lässt sich nicht ermitteln. Pauschal kann man aber sagen, dass der Großteil anfallender Daten in Unternehmen in Excel-Tabellen und Access-Datenbanken gespeichert wird. Aus diesem Grund werden in den nächsten beiden Gliederungspunkten schematisch Vor- und Nachteile der beiden Programme gegenüber gestellt und schließlich ein professioneller Lösungsansatz aufgezeigt.

2.2    Kritische Betrachtung der Benutzung von Excel

Excel ist das bekannteste Programm zur Bearbeitung von Tabellen auf dem Markt. Es erlaubt das Erstellen von Formeln, Funktionen, führt Berechnungen durch und gibt Hilfestellung bei der Erstellung von Diagrammen.

Wird Excel zur Speicherung von Daten im Unternehmen benutzt, werden die Nachteile des Programms sichtbar:

• Das Programm besitzt keine Mehrbenutzerfähigkeit: Ist Excel geöffnet, können weitere Benutzer nur im schreibgeschützten Modus zugreifen.

• Datenintegrität ist nicht gewährleistet: Einzelne Spalten in der Tabelle können sortiert werden ohne dass sich die dazugehörigen Werte ändern.

Abbildung 2: Igetit.net „Spreadsheets vs. Databases“[7]

• Bildung von Redundanzen wird gefördert: Information muss an mehreren Stellen gespeichert werden um eine logische Struktur zu erhalten.

2.3  Lösungsansatz mit Datenbankmanagementsystemen (DBMS)

Eine Lösung für die in 2.2 Beschriebenen Probleme die Excel mit sich bringt, ist die Umstellung auf ein Datenbanksystem. Eine Datenbank ist eine geordnete und strukturierte Zusammenstellung von Daten. Bei Access zum Beispiel können die Daten selbst sehr unterschiedlicher Art sein: Texte, Zahlen, Wahrheitswerte, Hyperlinks, Bilder. Im Allgemeinen besteht eine Datenbank dagegen aus mehreren Tabellen, deren Daten miteinander verknüpft sind. Eine solche Datenbank wird als relationale Datenbank bezeichnet. Die Datenhaltung in relationalen Datenbanken kann und sollte frei von Redundanz sein: Dieselbe Information soll nur einmal (an nur einer Stelle) gespeichert werden. Redundanzfreiheit ist vorteilhaft für Speicherplatz, vor allem aber für die Widerspruchsfreiheit der Informationen in der Datenbank. Die Organisierung der Datenzugriffe in relationalen Datenbanken ist derart komplex, dass diese Aufgabe nicht mehr quasi nebenbei von einem Tabellenkalkulationsprogramm gelöst werden kann, sondern nur noch von einer speziellen Software – einem Datenbank-Managementsystem (DBMS). DBMS werden in verschiedenem Umfang am Markt angeboten. Je nach Einsatzgebiet und Aufgabe muss die richtige Software gewählt werden. Eine Entscheidungshilfe kann folgende Beispiel-Übersicht der führenden Anbieter sein:

	Oracle	MS Access
Lizenzierung	kommerziell	kommerziell
Preis	hoch	niedrig
Plattformen	Linux, Solaris,HP-UX, MacOs, AIX, SCO, IRIX, FreeBSD, NetBSD, OpenBSD, Windows, BSDI, DEC, OS/2, Compaq Tru64	Windows
Hardware-Anforderungen	hoch	niedrig
Performance	mittel — sehr hoch  (je nach System)	niedrig
Optimierungsmöglichkeiten (Query, Struktur, OLAP, DIsk Space,…)	sehr hoch	niedrig
Portierbarkeit, Skalierbarkeit	sehr hoch	mittel
Support große Objekte	sehr hoch	sehr niedrig
Support für spezielle Datentypen (XML, spatial)	sehr hoch	niedrig
Support National/Zeichensatz	hoch	hoch
Datenmodell	relational, objektrelational, XML	relational
Stabilität, Zuverlässigkeit, Recovery	sehr hoch	mittel
ACID  (Atomicity, Consistency, Isolation and Durability of the transaction) Compliance	ja	nein
Sicherheitsausstattung	hoch	niedrig
Lokalisierung	(Desktop), Client-Server, Cluster	Desktop, (Client-Server)
Max. Datenmenge	mehrer Tbyte	2 Gbyte
Benutzerzahl	sehr hoch, systemabhängig	255

Quelle: Rechenzentrum Uni-Karlsruhe[8]

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[1] Sandkühler, Thomas, Verwaltung macht Wissen/Theorie und Praxis des modernen Wissensmanagements, Neue Zürcher Zeitung vom 16.2.2002, Seite 29

[2] Schütt, Dr. Peter, Aller Anfang ist leicht, wissensmanagement, Heft 1/2005, S. 3

[3] Gentsch, Peter, Wissen managen mit innovativer Informationstechnologie, Gabler Verlag, Wiesbaden S. 11

[4] Specht, Dieter / Mieke, Christian, Innovationstreiber Wissensmanagement – Ein Ansatz für das Total-Productive-Maintenance, wissensmanagement, Heft 5/2005, S. 30

[5] Splanemann, Andreas, Informationsmanagement verbessern!, Computer Fachwissen, Heft 6/2005, S. 18

[6] http://de.wikipedia.org/wiki/Informationsmanagement, Stand: 21.11.05

[7] http://www.igetit.net/newsletters/Y03_04/ssvdb.asp Stand: 21.11.2005

[8] https://www.rz.uni-karlsruhe.de/rd/3633.php Stand: 21.11.2005

Literaturtipps

Information zum Thema Wissensmanagement:

• Gentsch Peter, Wissen managen mit innovativer Informationstechnologie, Gabler Verlag, Wiesbaden

Information über Datenbanken und SQL:

• SQL Grundlagen und Datenbankdesign, Regionales Rechenzentrum für Niedersachsen (RRZN)

Tipps zur Access-Programmierung:

• Ralf Albrecht, Natascha Nicol, Access 2003 programmieren , Addison-Wesley Verlag, München
• http://www.donkarl.com
• Newsgroup: Microsoft.public.de.access
• Newsgroup: Microsoft.public.de.clientserver

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